Kun pieni tai keskisuuri yritys etsii uusia toimitiloja, vaihtoehtoja on tyypillisesti kaksi; oma vuokratoimisto tai toimistohuone toimistohotellista. Molemmissa vaihtoehdoissa on etunsa ja myös kustannukset määräytyvät hyvin eri tavalla. Siksi sopivaa vaihtoehtoa miettiessä on hyvä puntaroida niin kustannukset kuin toiveet toimitilalta.
Oma vuokratoimisto
Oman toimiston vuokrattaessa yritys vuokraa tilan kokonaan itselleen ja vastaa sen kalustamisesta sekä palveluiden järjestämisestä. Oman toimiston ehdoton etu on täysi kontrolli tilaan ja mahdollisuus tehdä siitä täysin oman brändin mukainen. Usein myös neliöhinta on omassa toimistossa edullinen. Tosin omassa toimistossa maksat myös käytävätiloista, taukotiloista, jotka ovat ns. hukkatilaa. Miinuspuolia ovat puolestaan pitkät sopimusajat (usein 3–5 vuotta riippuen muutostöistä) sekä piilokustannukset neliöhinnan päälle kuten siivous, netti, sähkö ja ylläpito sekä hallinnointiin käytetty aika.
Toimistohuone toimistohotellissa
Toimistohotellissa yritys puolestaan vuokraa oman toimistohuoneen, ja jakaa yhteistilat ja peruspalvelut toisten yritysten kanssa. Toimistohotellissa sopimus on usein joustavampi (irtisanomisaika usein 1-12 kk), palvelusta maksetaan yksi kiinteä hinta ja se sisältää huoneen lisäksi myös paljon toimiston peruspalveluita. Toimistohotelli koetaan usein helppona vaihtoehtona, jossa kulut ovat ennakoitavissa ja toiminnan skaalaus suuntaan tai toiseen on helppoa. Huoneen neliöhinta toimistohotellissa on usein kalliimpi kuin omassa toimistossa, ja toimiston (erityisesti yleisten tilojen) ilmeeseen ja palveluihin on vähemmän mahdollisuuksia vaikuttaa.
Kumpi on edullisempi vaihtoehto?
Pelkkää neliöhintaa katsottaessa oma toimisto tuntuu äkkiseltään edullisemmalta vaihtoehdolta, sillä toimistoa vuokrattaessa sovitaan usein vain toimiston neliöiden vuokrahinnasta. Kustannusten näkökulmasta nyrkkisääntönä on, että usein pienille ja kasvaville yrityksille toimistohotelli on kokonaisuudessaan kustannustehokkaampi vaihtoehto (noin 1-30 henkilöä), kun taas keskisuurille 30-150 henkeä voi kumpi tahansa vaihtoehdoista olla kannattava.
Esimerkki toimisto Erottajalta
Jos etsit toimistoa 10 henkilölle, oma toimisto työpisteineen ja yleisine tiloineen on noin 150 m² kun toimistohotellissa toimistohuoneen koko on alle puolet tästä. Vaikka neliöhinta omassa toimistossa olisi huomattavastikin matalampi, tasoittaa tilan tarve hintaeroa suuresti. Toimistohotellissa maksat vain oman huoneesi neliöistä, joita täydentää yhteiset tilat kuten lounget, keittiöt, puhelinkopit ja -huoneet, sekä neuvottelutilat.
| Oma toimisto 150 m²/kk | Toimistohuone VillageWorksilla 50 m²/kk | |
|---|---|---|
| Toimistohuoneen vuokra | 4 000–4 500 € | 5 200 € |
| Siivous kuukaudessa | 300–500 € | Sisältyy hintaan |
| Kahvit ja teet | 100–200 € | Sisältyy hintaan |
| Tulosteet | 50–200 € | Sisältyy hintaan |
| Sähkö | 200–300 € | Sisältyy hintaan |
| Internet | 100–250 € | Sisältyy hintaan |
| Turvallisuus ja kulunvalvonta | 100–400 € | Sisältyy hintaan |
| Toimistokalusteet | Kertakulu | Sisältyy hintaan |
| Yhteensä noin/kk | 4 850–6 350 € | 5 200 € |
Huom! Kaikki hinnat ovat suuntaa-antavia ja saattavat vaihdella ajankohdan, palveluntarjoajan, sijainnin yms. mukaan. Hinnat eivät sisällä alv.
Esimerkki toimisto Kampista
Mikäli etsit 4 henkilön toimistoa, olisi omalle toimistolle sopiva koko noin 50 m² kun taas toimistohotellissa mahtuisitte hyvin noin 20 m² toimistoon.
| Oma toimisto 50 m²/kk | Toimistohuone VillageWorksilla 20 m²/kk | |
|---|---|---|
| Toimistohuoneen vuokra | 1 250 € | 830 € |
| Siivous kuukaudessa | 120–200 € | Sisältyy hintaan |
| Kahvit ja teet | 50–100 € | Sisältyy hintaan |
| Tulosteet | 20–60 € | Sisältyy hintaan |
| Sähkö | 60–100 € | Sisältyy hintaan |
| Internet | 60–100 € | Sisältyy hintaan |
| Turvallisuus ja kulunvalvonta | 30–80 € | Sisältyy hintaan |
| Toimistokalusteet | Kertakulu | Sisältyy hintaan |
| Yhteensä noin/kk | 1 590–1 890 € | 830 € |
Huom! Kaikki hinnat ovat suuntaa-antavia ja saattavat vaihdella ajankohdan, palveluntarjoajan, sijainnin yms. mukaan. Hinnat eivät sisällä alv.
Näiden kulujen lisäksi VillageWorksin kohteissa vuokraan sisältyy myös puhelinhuoneet, 6h edustavien neuvotteluhuoneiden käyttöä, aulapalvelu, joka ottaa vastaan vieraat ja postit. VillageWorksin yhteisökoordinaattori ja muu henkilökunta hoitavat arjen pyörittämisen eikä kahvien ja wc-papereiden täytöstä, toimittajien hallinnasta tai vioista ja huolloista tarvitse huolehtia.
Toimistohotelleissa kulut on aina ennustettavissa, joka on usein tärkeää erityisesti pienille yrityksille. Myös toimistohotellien välillä on eroja palveluiden osalta riisutumpien sekä laajempien versioiden osalta. Me VillageWorksilla uskomme mahdollisimman selkeään yhteen hintaan, jotta laskut ovat ennakoitavissa ja arki helppoa, kun toimistorutiineista ei tarvitse huolehtia.
