Toimistotilan valitseminen on tärkeä päätös, mikä vaikuttaa yrityksesi menestykseen työntekijöiden viihtyvyyden ja työn tekemisen tehokkuuden kautta. Se vaikuttaa myös asiakkaiden mielikuvaan yrityksestäsi. Olipa sinulla pieni yritys, suuri yritys tai olet freelancer, olemme keränneet tähän artikkeliin tärkeimpiä seikkoja mitä pohtia, jotta päätös oikean toimitilan valinnassa olisi askeleen lähempänä.
1. Sijainnilla on väliä
Sijainnin tärkeyttä ei voi korostaa liikaa. Mieti mistä työntekijäsi saapuvat? Päivittäinen työmatka ja sen pituus voi olla ratkaisevatekijä miten saat työntekijät motivoitua tulemaan toimistolle. Arjen sujuvuus vaikuttaa työpäivän tehokkuuteen ja työmotivaatioon. Entä mistä asiakkaasi tulevat toimistollesi tapaamisiin? Onko toimisto keskeisellä sijainnilla, mihin on vaivatonta saapua monilta suunnilta? Edustava osoite on myös imagotekijä yritykselle. Strateginen sijainti tehostaa yrityksesi käytettävyyttä ja saavutettavuutta.
2. Kustannustehokkaat toimitilat
Arvioi, kuinka paljon tilaa yrityksesi todella tarvitsee. Suuret tilat, jotka ovat pienellä
käytöllä ovat kalliita ja epäekologisia. Selvitä, voisivatko jaetut neuvotteluhuoneet ja yhteistyötilat tarjota kustannustehokkaan ja ympäristöystävällisemmän ratkaisun. Nykyään joustavat toimitilat tarjoavat oman toimiston lisäksi paljon yhteisiä tiloja kuten kokoustiloja, tiloja työpajoille sekä viihtyisiä loungetiloja. Toimitilat, joissa on mahdollisuus käyttää coworking:a tarjoavat mahdollisuuden yrityksen nopeallekin kasvulle edullisesti.
Jos yrityksessäsi työskennellään paljon etänä, kannattaa myös miettiä tarvitaanko jokaiselle työntekijälle oma pöytäpaikka vai voisivatko joustavat coworking työpisteet toimia tähän tarpeeseen. Jäsentämällä yrityksesi tilatarpeen voit optimoida kustannukset ja resurssien käytön. Erilaisia toimitiloja vertaillessa kannattaa kiinnittää huomiota mistä hinta koostuu ja mitä palveluita hinta sisältää. Sisältyykö hintaan esimerkiksi siivous,
tietoliikenneyhteydet tai onko tiloissa mahdollisesti sisään- tai poismuuttomaksuja tai muita yllättäviä kuluja.
3. Yritysimago ja synergia
Toimitilasi on yrityksesi näkyvä käyntikortti. Mieti mitä asiakkaasi näkee ja kokee, kun hän saapuu toimistollesi. Jos mahdollista niin valitse tila, joka on linjassa brändisi kanssa. Toimitila, työyhteisö ja työympäristö tarjoaa parhaimmillaan synergiaa muilta yrityksiltä ja mahdollistaa yrityksesi kasvua ja kehittymistä. Kannattaa siis pohtia minkälaisesta synergiasta yrityksesi hyötyy: puuttuuko teiltä jonkin toimialan osaamista, mitä
naapuriyritys voisi tarjota tai onko yrityksen kehityksen kannalta ihanteellista toimia lähellä saman toimialan yrityksiä? Oikeanlainen synergia voi vaikuttaa yhteistyö- ja verkostoitumismahdollisuuksiin niin yrityksen kehittymisen kuin tiimin viihtyvyydenkin kannalta. Etenkin pienelle yritykselle oikean synergian löytäminen läheltä voi olla merkittävä etu.
4. Tehokas työtilan suunnittelu ja työntekijöiden toiveiden huomiointi
Ihanteellinen toimitila edistää työntekijöiden tyytyväisyyttä, vuorovaikutusta ja tuottavuutta. Etätyön lisääntymisen myötä nykyaikaisten toimitilojen yhtenä tehtävänä on houkutella työntekijöitä toimistolle tekemään yhteistyötä, kohtaamaan toisiaan, rakentamaan yhteisöllisyyttä, kehittämään ja innovoimaan. Toimitilan tulee myös tarjota erilaisille tekijöille sopiva ympäristö, jossa työntekijät voivat hyvin ja joka tukee työtehtävien
tehokasta suoriutumista. Tämän takia on tärkeää, että erilaisiin työtehtäviin löytyy omat tilansa: yhteistyöskentelytilaa, mahdollisuus rauhallisiin puheluihin ja hiljaista tilaa syvälle
ajatustyölle.
5. Tarvittavat palvelut ja mukavuudet
Arvioi yrityksesi tarpeet palveluiden ja mukavuuksien suhteen. Huomioi työpäivien sujuvuuteen ja ajankäytön resursointiin vaikuttavat palvelut kuten onko saatavilla aulapalvelua, miten siivous hoidetaan ja ovatko tietoliikenneyhteydet valmiina ja tukevat sitä minkälaisia laitteita ja ylläpitopalveluita toimitiloihisi tarvitset. Työpäivän mukavuuteen vaikuttavat tekijät ovat taas tärkeitä työntekijöille, kuten minkälaisia lounasravintoloita on lähistöllä.
6. Sosiaalinen ympäristö ja yhteisöllisyys
Pienessä yrityksessä tai freelancerina työskenteleminen voi toisinaan olla yksinäistä. Myös etätyön on tutkittu aiheuttavan eristyneisyyttä ja yksinäisyyttä. Jos haluat tuoda työpäiviisi ja työntekijöillesi enemmän ihmisiä ympärille yksinäisyyden torjumiseksi ja yhteisöllisyyden edistämiseksi, valitse toimistotila, jossa on mahdollisuus kohdata ja tutustua ihmisiin ja olla osana yhteisöä.
7. Työtilojen vaikutus työantajabrändiin
Huipputyöntekijöiden houkutteleminen ja sitouttaminen on tärkeää kaikille yrityksille. Satsaa tiloihin, jotka eivät ainoastaan täytä yrityksesi toiminnallisia tarpeita vaan ovat myös esteettisesti houkuttelevia. Hyvin suunnitellut ja mukavat tilat edistävät työntekijöiden tyytyväisyyttä ja luovat positiivisen vaikutuksen asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin.
8. Ekologiset toimistotilat säästävät maailmaa
Toimitiloilla voi olla suuri vaikutus yrityksen hiilijalanjälkeen. Ekologisen ja joustavan toimistotilan valitseminen on strateginen liike, joka on linjassa ympäristötietoisuuden kanssa. Ekologisessa toimistossa tehdään kestäviä valintoja, minimoidaan hankintoja mm. tiloja ja laitteita jakamalla sekä panostetaan luontoa säästäviin arjen tekoihin kuten
jätteiden oikeaan lajitteluun ja energiatehokkaaseen valaistukseen. Ekologisten tilojen valitseminen ei ainoastaan edistä planeettamme hyvinvointia, vaan myös parantaa yrityksesi kuvaa sosiaalisesti vastuullisena toimijana. Kannattaa siis harkita toimitilaa, joka täyttää liiketoimintatarpeesi ja samalla jättää positiivisen ekologisen jalanjäljen vahvistaen yrityksesi sitoutumista vihreämpään tulevaisuuteen. Toimitiloille myönnetään ekologisuudesta sertifikaatteja, jotka kannattaa tarkistaa.
Sopivan toimistotilan valitseminen edellyttää monien tekijöiden huomioimista. Päätökseen kannattaa kuitenkin nähdä vaivaa pohtimalla ennakkoon vastauksia artikkelin kohtiin ja
käydä tutustumassa tiloissa paikan päällä. Parhaimmillaan oikeanlainen toimitila tukee yrityksen kasvua, tuo synergiaa, toimii edustavana käyntikorttina, torjuu yksinäisyyttä ja tuo työpäiviin tehokkuutta ja hyvinvointia.
Me Villagella olemme toimitilojen asiantuntijoita. Pohdimme mielellämme tila-asioita
kanssanne. Soita tästä myynnille +358 10 271 0671 tai ota yhteyttä niin palaamme sinulle pian.
